Un système de gestion électronique de documents (GED) est un logiciel permettant d’organiser et de stocker différents types de documents. Ce type de système est un type plus particulier de système de gestion de documents, un type plus général de système de stockage qui aide les utilisateurs à organiser et à stocker des documents papier ou numériques. Le terme GED désigne plus spécifiquement un système logiciel qui traite des documents numériques plutôt que des documents papier, bien que dans certains cas, ces systèmes puissent également traiter des versions numérisées de documents papier originaux.
Une gestion électronique des documents permet de stocker de manière centralisée un grand volume de documents numériques. Nombre de ces systèmes comprennent également des fonctions permettant de retrouver efficacement les documents.
Présentation : le système de gestion électronique des documents
Certains experts soulignent que le système de gestion électronique des documents a beaucoup de points communs avec un système de gestion de contenu (CMS). Une différence majeure, cependant, est que la plupart des systèmes CMS impliquent le traitement d’une variété de contenus Web à partir d’un site central, alors qu’un système de gestion de documents est souvent utilisé principalement pour l’archivage.
Afin d’assurer un bon classement des documents numériques, de nombreux systèmes de gestion électronique de documents s’appuient sur un processus détaillé de stockage des documents, y compris certains éléments appelés métadonnées. Les métadonnées qui entourent un document permettent d’accéder facilement à des détails clés qui aideront ceux qui recherchent des archives à trouver ce dont ils ont besoin, que ce soit par chronologie, par sujet, par mots clés ou par d’autres stratégies associatives. Dans de nombreux cas, la documentation spécifique aux protocoles de stockage originaux est un élément majeur de ce qui fait la valeur d’un système de gestion électronique de documents pour une entreprise ou une organisation.
Quels sont les différentes solutions de gestion numérique des documents en entreprise ?
Les logiciels de GED comme Zeendoc peuvent varier considérablement en termes de prix et de structure des coûts. Le premier facteur, et peut-être le plus important, du coût de votre système de gestion de documents est de savoir si vous choisissez une version basée sur le cloud ou une version sur site. Les logiciels basés sur le cloud déchargent votre entreprise de la maintenance de l’infrastructure et de la charge de la sécurité et la confient à une société tierce. Bien que cela réduise les dépenses et les difficultés liées à la gestion en interne, vous devrez simplement vous assurer que l’entreprise traite vos données correctement.
L’utilité d’un logiciel de GED pour les entreprises
Les versions sur site des logiciels de gestion de documents nécessitent vos propres serveurs et, généralement, une équipe informatique dédiée pour la maintenance. Votre entreprise est entièrement responsable de la sécurité de vos données, mais cela signifie également que vous avez le contrôle total de vos propres données. Avec les solutions sur site, vous devez généralement acheter une licence pour chaque utilisateur.
Pour les petites entreprises à la recherche d’un logiciel facile à gérer et qui ne représente pas des frais généraux importants, nous recommandons une solution basée sur le cloud. Toutefois, assurez-vous que votre fournisseur adhère aux meilleures pratiques de cybersécurité pour protéger vos données. Le prix réel des logiciels de gestion de documents varie selon les entreprises. Il est évident que les systèmes dotés de fonctionnalités plus complexes ont tendance à coûter plus cher, tandis que le coût d’un logiciel de gestion de documents de base sans fonctionnalités supplémentaires (comme les outils de gestion des tâches et les fonctions d’automatisation des flux de travail) peut être assez bas. En outre, plus vous ajoutez d’utilisateurs à un système basé sur le cloud, plus le prix de l’abonnement mensuel sera élevé.
Un logiciel GED couplé à un système d’archivage électronique
Un logiciel d’archivage électronique a été spécifiquement développé par les ingénieurs en logiciels d’AGS Records Management pour répondre aux besoins de nos clients. Il vous permettra de consulter vos archives physiques et l’image de votre document dématérialisé, via une interface simple. Parce que chaque client est unique, notre ingénieur vous accompagne dans la mise en œuvre de votre projet de dématérialisation depuis l’identification de votre besoin jusqu’au déploiement du logiciel de gestion de documents. Placez vos informations dans un endroit sûr et accessible en utilisant notre propre logiciel de gestion des dossiers. La conservation des données sensibles est disponible via un portail HTTPS optimisé pour une connexion sécurisée à l’aide d’un identifiant et d’un mot de passe, et accessible depuis tout terminal connecté à Internet. Notre solution vous garantit une traçabilité complète des documents, ce qui vous permet de suivre le cycle de vie de vos données.
Vos informations sont entre de bonnes mains grâce à notre stockage stratégique des données, qui répondra aux exigences techniques et légales de vos documents. Un système de coffre-fort virtuel permet plusieurs modes d’authentification, selon les besoins, et les niveaux de sécurité demandés. Vos documents sont gérés selon un plan de classification et contrôlés par un administrateur. La modification et la destruction des données sont interdites en dehors d’un contrôle strict.
Les avantages de la digitalisation des données
L’utilisation de la signature électronique et de la gestion des documents numériques est non seulement pratique pour vous et votre entreprise, mais aussi pour vos clients et vos collègues. Que vous utilisiez des documents numériques pour conclure des transactions avec des clients ou pour trier des documents RH avec des collègues, la rationalisation des documents grâce aux signatures électroniques facilite la vie de toutes les personnes concernées. Cela libère du temps pour vos employés et collègues, tout en offrant à vos clients une expérience client fluide et des solutions documentaires conviviales. Pour les petites et moyennes entreprises, chaque client compte. Faire en sorte que les transactions puissent être conclues facilement et efficacement grâce aux signatures électroniques est un investissement rentable pour votre stratégie de service à la clientèle.
- Sécurité accrue et intégrité des documents : Si les gens peuvent se méfier des signatures électroniques, elles sont en fait conçues de telle manière qu’elles sont difficiles à falsifier et hautement sécurisées. Elles contiennent également des données importantes qui permettent d’identifier facilement les signataires et de s’assurer que c’est bien eux qui ont signé le document. Ces deux éléments garantissent que vos documents ne sont vus et signés que par les personnes appropriées et que la sécurité de vos données est protégée à tout moment. La sécurité est encore renforcée grâce à la suppression des intermédiaires postaux inutiles et à une plateforme de gestion sécurisée des transactions de documents.
- Réduction de l’empreinte carbone : Si votre entreprise cherche à réduire son empreinte carbone et à rendre ses activités plus écologiques, les signatures électroniques constituent sans aucun doute un investissement judicieux. En utilisant les signatures électroniques et la gestion des documents numériques, vous réduirez invariablement votre consommation de papier et produirez moins de déchets. Cela vous permet de réduire l’empreinte carbone de votre entreprise et de contribuer à la protection de l’environnement. Vous pouvez même utiliser l’engagement de votre entreprise en faveur du respect de l’environnement comme un argument de vente unique pour vous différencier de vos concurrents plus importants.
- Renforcement de la sécurité et de l’intégrité des documents : Si les gens peuvent se méfier des signatures électroniques, elles sont en fait conçues de telle manière qu’elles sont difficiles à falsifier et hautement sécurisées (avec des normes comme celles présentes chez Zeendoc). Elles contiennent également des données importantes qui permettent d’identifier facilement les signataires et de s’assurer que c’est bien eux qui ont signé le document. Ces deux éléments garantissent que vos documents ne sont vus et signés que par les personnes appropriées et que la sécurité de vos données est protégée à tout moment. La sécurité est encore renforcée grâce à la suppression des intermédiaires postaux inutiles et à une plateforme de gestion sécurisée des transactions de documents.
- Gain de temps : Vous avez besoin de la signature d’un client pour conclure une transaction ou établir un accord écrit. Que se passe-t-il ensuite ? Vous devrez probablement leur rendre visite en personne ou envoyer le document au signataire, deux processus qui peuvent prendre beaucoup de temps. Vous pouvez également recourir à une approche analogique à numérique, en scannant le document pour créer un format numérique et en l’envoyant par courrier électronique à votre signataire. Celui-ci devra alors l’imprimer, y apposer sa signature, scanner la copie signée et vous la renvoyer par courrier électronique… un processus qui peut prendre des heures ou des jours selon le degré d’occupation des parties concernées. Heureusement, lorsque votre entreprise passe à la signature électronique et aux documents numériques, vous pouvez rationaliser ce processus et garder tout cela en ligne, ce qui permet à votre signataire de visualiser et de signer un document par voie électronique sans quitter sa boîte de réception.
- Réduction des coûts administratifs : Le plus grand avantage de l’abandon du papier et du passage au numérique est peut-être les économies substantielles que votre petite ou moyenne entreprise peut réaliser. Les coûts associés à l’administration sur support papier sont plus élevés que vous ne le pensez, même pour une petite entreprise. Avec des dépenses mensuelles ou annuelles en papier, en fournitures d’impression et en frais postaux, ainsi qu’en fournitures de classement comme les dossiers, les enveloppes et les armoires de rangement, vous pourriez dépenser plus que vous ne le pensez pour l’administration sur papier. Le passage au numérique élimine la majeure partie de ces dépenses, ce qui vous permet de réduire les dépenses de votre entreprise et de diminuer les frais administratifs globaux.
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