Diverses tâches sensibles telles que la réception d’appel ou la saisie de donnée demandent énormément de temps et de ressources, pourtant elles sont vitales au fonctionnement de l’entreprise. C’est là que le secrétariat externalisé devient un avantage. Avec l’évolution de la technologie, de plus en plus de sociétés se tournent vers l’externalisation de leur secrétariat pour optimiser leur organisation et leur budget.
Externalisation du secrétariat : les avantages
Concrètement, un prestataire spécialisé dans le secrétariat externalisé s’occupera de traiter certains types de missions qu’une société lui aura confiés. Les entreprises ont de plus en plus souvent recours aux services d’une plateforme de secrétariat téléphonique par exemple. Et si tel est le cas, c’est parce que l’externalisation de ce service est plus qu’avantageuse. En effet, le budget alloué à ces tâches en interne prend en compte le coût de la communication téléphonique, des équipements informatiques, des locaux ainsi que la charge salariale. Or, faire appel à une société externe pour le secrétariat vous permettra de limiter les dépenses liées à ce service et ainsi vous maîtriserez votre budget. De plus, un secrétaire à distance se concentre sur des tâches bien précises et ses domaines de compétences sont larges comme la gestion des dossiers, la saisie informatique, le traitement permanent des appels téléphoniques ou encore la préparation de comptes rendus. Ces activités sont bien souvent chronophages, nécessitante l’aide d’un prestataire externe. Ses compétences et sa réactivité lui permettront de s’adapter à vos demandes et de traiter rapidement un nombre important de missions. Également disponible, un secrétaire indépendant peut intervenir selon vos besoins ponctuels et/ou réguliers. Faire appel à ses services vous fera gagner en flexibilité, ce qui vous permettra de vous concentrer sur vos activités principales.
Choix du prestataire : les critères
Externaliser son secrétariat apporte de nombreux avantages en termes de budget et de gestion de l’entreprise. Cependant certaines entreprises sont encore très frileuses à l’idée de confier ce genre de tâches à un prestataire externe. Pour que cette décision d’externaliser soit une réussite, il est important de choisir un secrétaire à distance en fonction des besoins de l’entreprise pour installer une relation de confiance. Vous devez donc vous renseigner sur ses qualifications et son secteur d’activités. Le prestataire externe doit éventuellement être titulaire d’un diplôme de secrétariat et maîtriser des logiciels spécialisés. Être multitâche et faire preuve d’innovation sont des qualités nécessaires pour endosser une charge de travail importante, dont la gestion des agendas, la prise de message et de rendez-vous, la transcription et la saisie de documents. Le prestataire doit aussi être capable de prendre en compte les besoins de son employeur et de s’adapter aux différentes demandes. Étant en contact permanent avec la clientèle, un bon sens du relationnel et de l’écoute est un atout pour montrer une bonne image de l’entreprise. Par ailleurs, la disponibilité est un critère important puisque le prestataire peut être amené à intervenir en urgence, ses horaires doivent alors être flexibles pour fournir un service sur mesure. Et pour assurer la sécurité des informations sensibles de votre entreprise, le secrétaire externe doit être professionnel, fiable et respecter les clauses de confidentialité.
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