Révolution technologique oblige, l’efficacité et la compétitivité des entreprises doivent désormais passer par un basculement vers la numérisation des solutions d’éditiques. C’est la seule option si vous voulez gérer de manière optimale vos documents.
La digitalisation implique un bouleversement des pratiques
La République numérique adoptée dans le cadre de la dématérialisation implique des changements dans le fonctionnement et les pratiques des entreprises. En effet, ces dernières se voient désormais obligées d’envoyer à l’État et à ses différents démembrements des factures électroniques. Il a même été établi une plateforme spécifique pour la gestion de ces documents sur le web dont le nom est Chorus Pro.
Si l’État a choisi la dématérialisation et a décidé d’abandonner l’ancien système de gestion des documents, c’est pour des raisons économiques avant tout. En effet, ce système réduit considérablement les coûts occasionnés par la croissance continue du nombre de documents à traiter. La dématérialisation cadre également avec l’exigence, pour l’Etat, de respecter les engagements qu’il a signés dans le but de préserver l’environnement.
À part cela, il est important de souligner que la dématérialisation permet à l’entreprise, quelle que soit sa taille, d’éviter les pertes de temps inutiles et d’allouer le temps ainsi gagné à améliorer la productivité.
La digitalisation, le chemin vers la centralisation des flux documentaires
Pour assurer cette centralisation des flux documentaires, des réajustements sont nécessaires au niveau de l’organisation de la communication interne et externe de l’entreprise, mais aussi au niveau de son fonctionnement. Le renforcement de la collaboration inter-direction est indispensable pour réussir le basculement.
De même, étant donné que traditionnellement, différentes solutions logicielles sont utilisées pour l’élaboration des factures et des bulletins de paie, une adaptation technique et humaine est inévitable.
Par quels moyens peut-on relever ce défi ?
La première étape consiste à séparer le traitement des factures à adresser aux entreprises privées, d’une part, et celles dédiées à l’État et à ses démembrements, d’autre part. Ensuite, il faut veiller à la sécurisation desdits documents tout en accordant une importance particulière à leur sécurité.
Le recours à une solution informatique d’éditique est également incontournable pour mieux gérer la transition. Grâce à cet outil, le traitement des flux documentaires devient moins fastidieux. Le recours à l’expertise d’un cabinet de conseil spécialiste de l’architecture éditique est aussi vivement recommandé.
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